函在以下情况下使用：用于不相隶属的单位之间商洽工作、通报情况、征求意见、询问或答复问题，请求批准和答复审批事项等。

函的主要种类有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。

函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。